Introduction
A la fin d’une relation de travail, indépendamment de la partie qui y met un terme, il ne faut pas oublier les multiples démarches à faire et informations à communiquer en matière d’assurances sociales.
Certaines démarches seront vues comme de « simples » formalités. Pourtant, il ne faut pas les oublier. En particulier celles qui revêtent un caractère obligatoire puisqu’imposées au niveau légal. En cas d’omission, les conséquences pourraient être fâcheuses et couteuses pour l’employeur.
« L’employeur donne au travailleur les renseignements nécessaires sur ses droits envers une institution de prévoyance professionnelle ou en faveur du personnel ou envers un assureur. »
Art. 331 CO, alinéa 4
Le point dans cet article, pour chaque assurance.
AVS/AI/APG
Pour ces assurances, rien de particulier à faire. Lors de l’annonce des salaires en fin/début d’année, vous mentionnerez simplement la date de fin des rapports de travail et, bien entendu, le salaire versé pour la période d’activité.
Vous pouvez également faire adapter vos acomptes de cotisations si vous le souhaitez, à moins que le poste ne soit repourvu par une personne qui percevra un salaire similaire.
Ce n’est pas directement une thématique assurances sociales, mais quand même… en présence d’un motif d’empêchement de travailler non fautif qui débouche sur des prestations APG, l’employeur veillera à la bonne application des règles concernant le délai de protection durant lequel un licenciement serait nul ou suspendu (article 336c CO). C’est par exemple le cas :
- Pendant la grossesse et durant les 16 semaines qui suivent l’accouchement;
- Pendant les quatre semaines qui précèdent et qui suivent une période de service, ainsi que, bien évidemment, durant le service lui-même;
- Avant le terme du congé maternité (prolongé) ou le congé suite au décès de la mère;
- Tant que dure le droit au congé de prise en charge, pour une période maximale de 6 mois à compter du jour où le délai-cadre commence à courir.
En outre, pour le décompte de l’éventuel solde de vacances à payer, il veillera à ne pas les réduire en vertu de l’article 329b, alinéa 3 CO en présence d’allocation perte de gain pour :
- La maternité, le congé de l’autre parent ou du décès de la mère;
- La prise en charge;
- L’adoption.
Durant la grossesse, il n’est en outre possible de réduire le droit aux vacances qu’à partir de l’accomplissement du 3ème mois complet d’absence, toujours selon le même article 329b, alinéa 3 CO, lettre a.
AC
En matière de gestion des salaires, il conviendra d’examiner si les cotisations AC retenues sont correctes en fonction du montant du salaire. En effet, il convient de prêter attention au plafond de 148'200 francs par année qui doit alors être proratisé sur la période d’activité. Il faut en outre tenir compte des éventuelles formes de rémunérations versées en plus lors de la sortie (heures supplémentaires, vacances, primes, etc). Le cas échéant, une régulation peut être nécessaire.
Si la personne qui quitte l’entreprise s’inscrit au chômage, vous devrez, en votre qualité d’employeur, remplir « l’attestation d’employeur », et la remettre dans les 7 jours. Il vous sera notamment demandé dans ce questionnaire le revenu de la personne (pour le calcul de l’indemnité) ainsi que le motif de sortie (pour les éventuelles sanctions).
Si vous devez repourvoir le poste de la personne qui quitte l’entreprise, vous devrez au préalable veillez à ce que la fonction recherchée ne fasse pas partie de celles pour lesquelles un devoir d’annoncer est obligatoire (taux de chômage supérieur à 5%). Dans un tel cas de figure, vous devrez informer au préalable l’office compétent qui aura l’exclusivité de ce poste à repourvoir durant 5 jours ouvrables. Ce n’est qu’au terme de ce délai que vous aurez l’autorisation de faire paraitre votre offre d’emploi publiquement.
Astuce : les postes vacants peuvent être annoncés directement en ligne sur le site www.arbeit.swiss. La liste des professions soumises à cette obligation d’annonce est disponible sur le même site. Voici le lien :
AF
Lorsque la personne sortante percevait une allocation familiale, il convient d’informer la Caisse d’allocation familiale compétente de la fin de son activité. Le droit à l’allocation prendra fin à la même date.
LAA
Comme dans le cadre de l’assurance-chômage, il convient de prêter une attention particulière lors du dernier décompte de salaire afin de respecter le plafond pour le prélèvement de la cotisation LAA (maximum 148'200 francs à proratiser sur la période d’activité).
Par ailleurs, en votre qualité d’employeur, vous avez un devoir d’information (imposé par l’article 72 OLAA). Il est donc important d’aviser la personne sortante des deux points suivants :
- La couverture accident se poursuivra durant les 31 jours qui suivent la fin du contrat de travail puis cessera;
- En cas d’intérêt, la personne sortante peut souscrire à l’assurance par convention afin de prolonger sa couverture contre les accidents non professionnels. La durée de cette assurance est toutefois limitée à 6 mois. Pour cela, la personne sortante doit s’adresser auprès de l’assureur-accident de son employeur pendant la période où elle est encore couverte (donc dans les 31 jours qui suivent la fin de son contrat), conformément à l'article 8 OLAA. Elle doit en outre s’être acquittée de la prime dans ce même laps de temps.
En cas de manquement à cette obligation, l’employeur répond des dommages causés par un accident lors de la période durant laquelle la personne sortante aurait conclu à une assurance par convention si elle avait été correctement informée. Il pourrait donc par exemple être amené à verser le montant des indemnités journalières que l’assurance aurait versé.
En matière d’accident, selon l’article 329b alinéa 2, une réduction d’un douzième des vacances n’est possible qu’à partir du 2ème mois complet d’absence.
En outre, lors d’une incapacité de travail pour cause d’accident, il convient de veiller au délai de protection contre le licenciement imposé par l’article 336c CO lettre b, à savoir que l’employeur ne peut résilier le contrat :
pendant une incapacité de travail totale ou partielle résultant d’une maladie ou d’un accident non imputables à la faute du travailleur, et cela, durant 30 jours au cours de la première année de service, durant 90 jours de la deuxième à la cinquième année de service et durant 180 jours à partir de la sixième année de service;
IJM
Lorsque l’employeur dispose d’un contrat collectif auprès d’un assureur perte de gain maladie, il doit, le cas échéant, informer la personne sortante de son droit au « libre passage ».
Cela signifie que la personne sortante peut reprendre le contrat collectif à titre individuel, à son propre nom et aux mêmes conditions. Une telle assurance est coûteuse mais l’avantage de ce libre passage est d’éviter un questionnaire médical et la prononciation d’éventuelles réserves étant donné que le contrat est repris en l’état.
La personne sortante doit faire valoir son droit au libre passage dans les 90 jours.
Lors d’un changement d’emploi, il est donc recommandé à la personne sortante de se renseigner sur sa couverture en cas d’incapacité de gain pour cause de maladie auprès de son nouvel employeur. Si elle est inexistante et que la personne peut se le permettre, il peut s’agir d’une couverture intéressante.
Pour plus d’informations : https://www.svv.ch/fr/secteur/regles-sectorielles/convention-de-libre-passage-pour-lassurance-collective-dindemnites
Comme pour l’assurance accident, ce n’est qu’à partir du 2ème mois complet d’absence que la réduction d’un douzième du droit aux vacances peut intervenir. Le délai de protection contre le licenciement est également identique à celui imposé lors d’un accident.
LPP
Enfin, en matière de LPP il convient tout d’abord de préciser la fin des couvertures qui sont :
- Dès la fin du contrat de travail pour l’épargne vieillesse;
- 30 jours après la fin des rapports de travail pour le risque décès et invalidité.
L’employeur doit annoncer le départ du collaborateur à son institution de prévoyance afin que celle-ci puisse calculer le montant du libre passage qu’il conviendra de verser.
Il appartient au collaborateur de réaliser les démarches utiles pour que ce capital soit versé à l’institution de prévoyance de son nouvel employeur.
S’il n’en a pas, il peut faire verser ce montant sur un compte ou une police de libre passage. D’ailleurs, il peut également demander à splitter ce montant et à le faire verser sur deux comptes au maximum afin de permettre un retrait échelonné par la suite.
Si aucune démarche n’est réalisée, l’institution de prévoyance de l’ancien employeur versera ce montant auprès de l’institution supplétive, ce qui n’est pas très recommandable puisqu’elle n’offrait qu’un intérêt de 0.3% en décembre 2023 alors qu’auprès d’une institution de prévoyance minimale LPP celui-ci serait de 1.25%. Sur d’autres comptes de libres passages l’intérêt serait également nettement plus élevé.
Et si vous avez été surpris par le fait que c’est au collaborateur de faire transférer ses avoirs, nous ne pouvons que vous recommander de faire une recherche de vos avoirs auprès de la centrale LPP (www.sfbvg.ch) afin de vous assurer que vous n’avez pas de l’argent qui vous appartient dans les 6 milliards qui sont encore en déshérence.
Pour conclure
Avec les nombreuses informations qui précèdent, on comprend un peu mieux pourquoi une lettre de licenciement ou un simple accusé réception d’une démission contient souvent de nombreuses pages.
Cela permet à l’employeur de vous informer et de pouvoir démontrer si besoin était qu’il a rempli son devoir d’information.
Vu la date de sortie de cet article, c’est aussi l’occasion de vous souhaiter de reposantes fêtes de Pâques et de vous annoncer que … la main passe !
Fin de transmission.